De kadastrale gemeente Utrecht heeft een totale oppervlakte van 45,67 vierkante kilometer en bestaat uit twintig kadastrale secties, met in totaal 30.596 percelen, variërend in grootte van 0,02 vierkante meter tot 90,2 hectare.
Om de werkzaamheden binnen de overheidsorganisatie te vergemakkelijken wilde de gemeente de bijbehorende data migreren naar een centrale locatie, zodat alle informatie eenvoudig toegankelijk zou zijn en het bewerken en tekenen van bestanden sneller zou kunnen plaatsvinden.
Voor de meer dan 30 duizend percelen van de gemeente Utrecht geldt dat verschillende overheidsafdelingen van de organisatie informatie over deze percelen moeten kunnen opvragen. Zo is de vastgoedafdeling belast met het beheer van de verkoop, aankoop, verhuur en eerste overdracht van deze percelen. Per jaar wisselen tussen de twee en drieduizend percelen van eigenaar, zodat het belangrijk is om de bijbehorende gegevens snel te kunnen opvra-gen. In het verleden legde de gemeente de perceelgeometrie vast in DGN-bestanden, waarbij de kadastrale grenzen zoveel mogelijk werden gevolgd. Deze gegevens werden daarbij los opgeslagen van de administratieve gegevens, waardoor het extra stappen vergde om de bijbehorende informatie te verkrijgen. Om dit proces te verbeteren werd er gezocht naar een manier om het te digitaliseren en daarbij het beheer, de toegankelijkheid en de kwaliteit van de gegevens te verbeteren.
Onbekende percelen
Om de locatie en informatie van percelen gezamenlijk te kunnen beheren, diende de gemeente Utrecht een werkomgeving te configureren waarin de standaardtoepassingen voor het opvragen, bewerken en publiceren van functies zouden zijn vervangen door efficiëntere oplossingen die met name minder muisklikken vergen. De bestaande software was hiervoor niet geschikt en daarnaast was er ook een oplossing nodig voor het migreren van de DGN-bestanden en bestaande gegevens. Bovendien zou het aanpassen van het proces helpen om ontbrekende of onbekende percelen te vinden door de gegevens van verschillende bronnen met elkaar te vergelijken.
Toepassingen
Na verschillende software-opties te hebben onderzocht, koos de gemeente MicroStation als platform, terwijl OpenCities Map de gebruikers hielp de locatie en informatie van percelen ter plaatse te beheren, ongeacht of ze op dat moment toegang zouden hebben tot wifi. De CADtekeningen werden vervangen door iModels (zie onder), waardoor de hoeveelheid papierwerk verminderde. Met behulp van deze technologie konden de bestaande toepassingen voor het opvragen, bewerken en publiceren worden vervangen. Met de GIS-objecten en iModels die de CAD-tekeningen vervingen, was het bovendien makkelijker voor gemeentemedewerkers om belanghebbenden inzicht te bieden in het proces en de gegevens.
Snellere toegang
Met behulp van de nieuwe applicaties hebben medewerkers van de gemeente nu sneller toegang tot informatie en kunnen ze de gemeentelijke percelen sneller lokaliseren. Dankzij up-to-date gegevens kan het team beter communiceren met burgers en tegelijk gemakkelijk afwijkingen tussen oppervlakten vinden. De toepassingen stellen de gemeente ook in staat om de percelen tot zo´n tien procent sneller te bewerken en te tekenen. Doordat alle gegevens op één locatie zijn opgeslagen, hebben medewerkers nu sneller toegang tot perceelinformatie omdat de database up-to-date en interoperabel is.
iModels
De door Bentley Systems ontwikkelde iModels zijn met name bedoeld voor het uitwisselen van informatie binnen infrastructuurprojecten, ongeacht de bron en het formaat van de informatie. De iModels kunnen dan ook uiteenlopende gegevens bevatten, zoals afbeeldingen, de geometrie van een onderdeel en de relaties van het onderdeel met andere onderdelen. Daarbij zijn ze aanpasbaar zodat ze bijvoorbeeld ook aan een specifieke (bedrijfs)standaard kunnen voldoen of gegevens uit bronnen buiten de ontwerpomgeving op kunnen nemen. Het iModel is een open formaat en zelfbeschrijvend, zodat een gebruiker geen ontwerpsoftware nodig heeft om afbeeldingen weer te geven en ingesloten informatie op te vragen. Daarnaast behouden iModels kennis over hun bron en de staat van de informatie op het moment van publicatie. Ze kunnen daarbij niet worden aangepast, aangezien het gaat om alleen-lezen bestanden. Bovendien zijn iModels te beveiligen met standaardtechnieken zoals wachtwoord- en certificaatbeveiliging en kan een maker er een vervaldatum aan toekennen. Omdat het gaat om bestanden die bedoeld zijn voor uitwisseling van gegevens zijn de iModels ook lichtgewicht en geoptimaliseerd voor delen en verspreiden.
