In projecten voor de gebouwde omgeving wordt steeds vaker met prestatiecontracten gewerkt. Daarbij moeten de aannemers en installateurs alle uitgevoerde werkzaamheden conform zo’n contract uitvoeren, registreren en rapporteren. Door procesgestuurd digitaal te werken kunnen zij veel tijd besparen en fouten voorkomen. Gappless maakt dit eenvoudig mogelijk met een registratieplatform en bijbehorende app. Bedrijven die veel onderhoud en inspecties uitvoeren, zoals De Jong Zuurmond, Dura Vermeer en SPIE, gebruiken Gappless bedrijfsbreed.
Proces- en kennisgestuurd werken
Bedrijven die vaak onderhoud en inspecties uitvoeren registreren en rapporteren waarschijnlijk al met een digitaal formulier. Alleen hoe slim, configureerbaar en integreerbaar is die oplossing? Door het registreren van onderhoud en inspecties via een workflow aan te sturen, worden alle uitvoerders en inspecteurs niet belast met overbodige vragen, invulvelden en keuzeopties. Als ze dan ook nog toegang hebben tot relevante kennis en locatiedata, is digitaal registreren op een slimme en intuïtieve wijze te optimaliseren. Bij elke oplossing voor digitaal registreren maakt een goede voorbereiding het verschil uit voor de mogelijk te realiseren efficiencyverbeteringen.
Wet kwaliteitsborging voor het bouwen
De noodzaak om uitgevoerde werkzaamheden efficiënt digitaal te registreren en te inspecteren gaat de komende jaren verder toenemen door de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen (Wkb). Daarmee gaat onze overheid namelijk afdwingen dat bouw- en installatiebedrijven de kwaliteit van hun werk beter gaan controleren, met als doel het aantal fouten en gebreken te verkleinen. Om te voorkomen dat onafhankelijke kwaliteitscontroleurs fouten of gebreken pas tijdens of na de uitvoering ontdekken, doen aannemers en installateurs er verstandig aan vaker zelf te gaan inspecteren. Daarmee zijn namelijk kostbare reparaties en aansprakelijkheden of imagoschade te voorkomen.
Registraties efficiënter verwerken
Uitgevoerde werkzaamheden moeten na het registreren meestal nog worden verwerkt in een administratief systeem, alvorens ze aan de opdrachtgever te factureren zijn. Ook daarbij kunnen bouw-, installatie- en onderhoudsbedrijven nog tijd besparen en fouten voorkomen, waarmee bottomline de betalingstermijn te verkorten is. Gappless helpt bedrijven zowel veel efficiënter digitaal te registreren, als workflow gestuurd informatie uit te wisselen met andere systemen. Met als doel registratie- en inspectiedata eenvoudig te kunnen hergebruiken in ERP-software, SharePoint, of voor keuringsplannen die bijvoorbeeld in de Relatics systems engineering software staan.
Kant-en-klaar digitaal registratiesysteem
Bij Gappless staan het gebruiksgemak en mogelijke tijdbesparing voor de uitvoerder centraal. Het is een kant-en-klaar digitaal registratiesysteem dat bestaat uit een webgebaseerd portaal en een intuïtief te gebruiken app. In het webportaal kunnen werkvoorbereiders alle uit te voeren werkzaamheden eenvoudig centraal plannen voor elke app-gebruiker. Vervolgens kunnen de uitvoerders of projectleiders via de app op hun tablet of telefoon alle registratietaken eenvoudig gereed melden en zo nodig voorzien van verduidelijkende foto’s. Daarbij wordt automatisch de werklocatie op een accurate wijze toegevoegd. Gappless biedt ook functies voor het registreren en opvolgen van werkgerelateerde bevindingen, die automatisch in een overzicht komen waarover op kantoor te besluiten is welke opvolgacties nodig zijn.
Flexibel inspelen op veranderingen
Bij automatisering ontstaat altijd een spanningsveld tussen de organisatiebrede behoefte aan standaardisatie en de wens om te kunnen inspelen op veranderingen in eisen en regelgeving. Gappless biedt de flexibiliteit om op bedrijfsniveau een bibliotheek met formulieren te beheren, die naar behoefte in projecten te gebruiken zijn. Maar ook de efficiency te verbeteren met extra modules. Zo maakt een GIS-integratie het bijvoorbeeld mogelijk om door het aanklikken van objecten op een kaart van de werklocatie(s) eenvoudiger de juiste registraties te starten. Voor veel bedrijven is deze flexibiliteit een belangrijke reden om met Gappless te gaan werken.
Digitaliseren van informatiestromen
SPIE Nederland gebruikt Gappless voor het digitaliseren van informatiestromen, in combinatie met Sharepoint. Door het meesturen van metadata over registraties kan SPIE via dashboards ook eenvoudig de bijbehorende interne KPI’s bewaken. Voor de beslissing om met Gappless te gaan werken zijn de eenvoud, effectiviteit en efficiency in het gebruik doorslaggevend geweest. Inmiddels besparen het registratieplatform en de app zo’n half uur per registratie en blijft het aantal gebruikers gestaag groeien. Als leverancier van SPIE is Gappless in 2022 door Ecovadis beoordeeld op duurzaam ondernemen (MVO), met als resultaat een bronzen medaille.
Schaalbare SaaS-oplossing
Gappless is zowel een eenvoudig te configureren en te gebruiken registratieplatform, als een flexibel schaalbare cloud-native SaaS-oplossing. Daardoor kan het platform en de app binnen een paar minuten duizenden registraties en inspecties verwerken van aannemers, installateurs en onderhoudsbedrijven die grote projecten realiseren. Maar ook enkele tientallen of honderden registraties van middelgrote bedrijven. De app is tevens offline te gebruiken en synchroniseert automatisch alle ingevoerde data als de Internetverbinding weer beschikbaar is. Het dagelijks gebruik door bekende grote aannemers en installateurs toont aan dat de Gappless-oplossing voor digitaal registreren en inspecteren zowel goed beschikbaar als beveiligd is.
