Gemeente kiest voor nieuwe opzet op basis van NedGlobe
Het beheer van de openbare ruimte is een van de meest in het oog springende taken van de Nederlandse gemeenten. De openbare ruimte is immers van iedereen en dus zal ook iedereen er iets van vinden als er wat mis mee is. Voor een goed beheer van de openbare ruimte is het daarmee dan ook noodzakelijk om problemen – groot of klein – zo snel mogelijk op te lossen. Dat kan onder andere door een zo laagdrempelig mogelijk meldingssysteem op te zetten en dat is dan ook precies wat de gemeente Gennep heeft gedaan.
Door Lambert-Jan Koops
Roel Janssen is gegevensbeheerder bij de gemeente Gennep en vertelt waarom het recente systeem voor meldingen openbare ruimte is opgezet: “We hadden al een applicatie voor meldingen openbare ruimte, maar waren daar niet heel erg tevreden over. Tegelijkertijd hadden we het idee dat ook onze werkwijze met E-formulieren wel beter zou kunnen; dat zijn formulieren die door burgers worden gebruikt voor meer algemene zaken, zoals het aanvragen van een vergunning of het doorgeven van een verhuizing naar het buitenland. Het leek ons dan ook een goed plan om beide meldingsprocessen eens goed tegen het licht te houden en daarvoor de juiste oplossing te zoeken.”
Op het moment dat Janssen en zijn collega’s de knoop doorhakten dat er een nieuwe applicatie voor de meldingen openbare ruimte moest komen, was de gemeente Gennep al in gesprek met NedGraphics over verschillende automatiseringszaken, onder andere met betrekking tot de BGT.
Toen de vertegenwoordigers van dit bedrijf hoorden over de zoektocht naar een nieuwe applicatie voor de meldingen openbare ruimte, suggereerden ze om NedGlobe te gebruiken als basis hiervoor. Rijk Wesselo, business manager bij NedGraphics, legt uit waarom. “Er zijn nog maar weinig echt laagdrempelige viewers op de markt die de gebruikersinterface goed afstemmen op de doelgroep. Wij hebben met NedGlobe een product ontwikkeld dat deze eigenschappen wel heeft, het bevat één krachtige beheeromgeving en meerdere interfaces voor verschillende gebruikers.”
Met NedGlobe kan een organisatie zelf data van uiteenlopende aard in kaart brengen. De kaarten die de gebruiker met deze software samenstelt, worden vervolgens geïntegreerd in de eigen website en zijn hiermee beschikbaar op zowel desktops als mobiele devices, zoals smartphones en tablets. NedGlobe ontsluit (geo-)informatie op basis van gestandaardiseerde webservices. Dit kunnen openbaar toegankelijke webservices zijn (onder andere beschikbaar gesteld door PDOK), maar ook webservices op basis van interne gegevensbronnen. Alle onderdelen van NedGlobe zijn beschikbaar als Software as a Service. Hierdoor kan de gebruiker de gewenste functionaliteit binnen NedGlobe flexibel aan- en uitzetten.
Meldingen splitsen
Nadat NedGlobe was geïntroduceerd bij Janssen en zijn collega´s, bleken deze dusdanig enthousiast over de functies van het pakket dat ze besloten om het in te zetten bij de gemeente Gennep. “Het was ons duidelijk dat de functies van dit pakket het mogelijk maken om op een laagdrempelige manier inwoners en bedrijven te betrekken in de verbetering van de openbare ruimte, als we tenminste de juiste meldingen via dit systeem zouden afhandelen. We hebben dan ook in eerste instantie gekeken hoe we onze meldingen zouden splitsen, welke we via ons zaaksysteem zouden moeten afhandelen en welke via NedGlobe. Uiteindelijk hebben we de keuze gemaakt om alle zaken met een duidelijke geo-component af te handelen via dit laatste programma en alleen de complexe meldingen en vragen zonder geo-component te verwerken met ons zaaksysteem”, zo vertelt Janssen.
Voor burgers biedt het gebruik van NedGlobe het voordeel dat ze niet hoeven in te loggen of zich aan hoeven te melden voor ze een melding kunnen doen. Wanneer de bezoeker van de website van de gemeente Gennep ervoor kiest om een melding over de openbare ruimte te doen, opent een kaart van de gemeente en kan de melder een locatie kiezen. Aan de melding is vervolgens een beschrijving toe te voegen, net als contactgegevens en een foto (ter verduidelijking). Wanneer de melding vervolgens is verstuurd, worden de behandelaar en de melder beiden per mail op de hoogte gehouden van de afhandeling van de melding. Dat laatste is belangrijk volgens Janssen, want dat verbetert de betrokkenheid. “Het is gebleken dat burgers het heel erg waarderen als ze te horen krijgen wat er met hun melding is gedaan. Wanneer een melding een verbetering tot gevolg heeft en de betrokkene dit te horen krijgt, stimuleert hem of haar dat om een volgende keer weer een melding te doen als er iets aan de hand is.”
Wesselo vult aan: “Het is wel aardig om te vermelden dat de gemeente Gennep NedGlobe op haar eigen manier gebruikt voor de communicatie met inwoners. Daarmee is ze een goed voorbeeld voor andere gemeenten, want Gennep laat zien dat ze optimaal gebruik wil maken van de oren en ogen van de inwoners om zo de beste openbare ruimte te creëren die maar mogelijk is.”
Positief
Inmiddels werkt de gemeente Gennep sinds 1 januari met het nieuwe meldingssysteem en worden alle relevante klachten via de website van de gemeente verwerkt, van meldingen over omgewaaide bomen en overhangende takken tot en met opmerkingen over zwerfvuil of volle vuilnisbakken. Dit tot tevredenheid van alle betrokkenen, want zowel de burgers als de ambtenaren zijn positief. Dat laatste is minstens zo belangrijk, want ook deze tweede groep dient er goed mee overweg te kunnen. Janssen: “De ingebruikname van het nieuwe systeem bleek geen al te grote hobbel. De meldingen kunnen we namelijk gewoon inzien in NedBrowser, onze interne GIS-viewer. Daarmee kunnen mijn collega’s makkelijk het overzicht houden in de nieuwe opzet, omdat ze dit kunnen doen in een software-omgeving die ze toch al gewend waren.”
NedGlobe is cloudgebaseerd en daarmee is de technische implementatie zeer beperkt, zodat dit voor de medewerkers van de gemeente Gennep ook geen extra drempel opwierp. “Het gaat bij NedGlobe vooral om de configuratie van het systeem”, licht Wesselo toe, “en daar moet natuurlijk wel goed over worden nagedacht. Wie wordt beheerder, wie van de gebruikers krijgt welke rechten en hoe moet het meldingenformulier worden ingevuld? Om tot een optimale opzet te komen, hebben we in eerste instantie op verzoek van de gemeente Gennep ons standaardconcept voor het gebruik van NedGlobe uitgebreid en vervolgens met de betrokken ambtenaren het proces op detailniveau ingericht. Dat heeft ertoe geleid dat de gemeente precies de informatie krijgt die het nodig heeft om adequaat te kunnen optreden.”
